Wachten op een schriftelijk besluit op een aanvraag Bbz

Op 10 september 2008 diende verzoekster een aanvraag Bbz (Besluit bijstandsverlening zelfstandigen) in bij de gemeente. Ondanks herhaalde verzoeken was er op die aanvraag op 24 november 2009, het moment dat verzoekster een klacht indiende bij de Ombudscommissie, nog geen schriftelijk besluit genomen. Van een gemeente mag worden verwacht dat zij de aanvrager, wanneer een termijn niet kan worden gehaald, uit eigen beweging (schriftelijk) informeert over de oorzaak en de gevolgen van de vertraging. Dat is in onderhavige zaak niet gebeurd. Evenmin zijn er tussenberichten gestuurd. Op herhaalde verzoeken ? per email ? van verzoekster om een schriftelijke afwijzing heeft de gemeente pas na vier of vijf keer gereageerd. Dat was, gelet op de al lange duur van het proces, voor verzoekster reden te meer om zich niet serieus genomen te voelen. De Ombudscommissie wijst er in dit verband op dat het enkel of voornamelijk corresponderen per email ? zoals in dit geval zowel door verzoekster als de gemeente is gedaan ? gevaren in zich draagt, die vooral voor de gemeente van belang zijn. Immers, het enkel of voornamelijk corresponderen per email kan ten koste gaan van overzichtelijkheid en deugdelijke dossiervorming. Ten behoeve daarvan is het dan ook de gemeente aan te raden om zoveel mogelijk per brief te communiceren. Waar het de deugdelijke dossiervorming betreft, is ook van belang dat in het onderhavige geval verzoekster de stelling van de gemeente bestrijdt dat er in de periode januari tot en met september 2009 gesprekken hebben plaatsgevonden waarbij de focus lag op de menselijke aspecten van deze zaak en waarin het zoeken naar een oplossing op de voorgrond stond. Feit is, dat nu er geen verslaglegging heeft plaatsgevonden, de gemeente onvoldoende verweer heeft tegen de stellingen van verzoekster. Het advies is dan ook om van relevante activiteiten notities te maken zodat deze traceerbaar en controleerbaar zijn. Bij de laatste stap in het proces (de afwijzende beschikking) is ter zitting gebleken dat de gemeente ervan uitging dat de beschikking, gedateerd 2 december 2009, inmiddels was verstuurd, terwijl verzoekster dit bestreed. De betrokken ambtenaar deelde ter zitting mee dat hij ervan uit mocht gaan dat de beschikking was verzonden. De Ombudscommissie overweegt in dat verband dat in de praktijk de verzenddatum niet vanzelfsprekend dezelfde is als de datum van de datering van de beschikking. Uit diverse formele stukken van de gemeente Almelo, waar de Ombudscommissie over beschikt, blijkt dat op alle brieven naast de formele datering met een stempel de verzenddatum is vermeld. Nu die stempeling ontbreekt op onderhavige brief mag er vrijwel zeker van uit worden gegaan dat de brief niet is verzonden. Het spreekt daarbij voor zich dat verzoekster van het al dan niet goed verlopen van interne processen geen nadeel mag ondervinden. De Ombudscommissie spreekt als haar oordeel uit dat de gemeente niet behoorlijk heeft gehandeld waar het betreft voortvarendheid en administratieve nauwkeurigheid.
Lees hier het rapport