Het onderzoek
Zodra de klacht is ontvangen bespreken twee leden van de Ombudscommissie uw klacht. Meestal wordt er telefonisch contact opgenomen met u en/of de instantie waarover u klaagt. U hoort daarna hoe de Ombudscommissie uw klacht gaat behandelen. De insteek is altijd om te proberen er samen met u en de instantie waarover u klaagt uit te komen, het probleem op te lossen en/of afspraken te maken. Dit wordt dan schriftelijk vastgelegd.Maar dat lukt niet altijd. Dan volgt er een onderzoek. Vaak met een gesprek waarbij in de regel zowel u als de overheidsinstantie uitgenodigd worden. Ook tijdens zo’n gesprek wordt meestal eerst nog geprobeerd om er zonder formele uitspraak samen uit te komen.
In een enkel geval vinden er afzonderlijke gesprekken plaats met de verzoeker en met de gemeente of instantie. Als de schriftelijke stukken en de telefonisch verkregen informatie de Ombudscommissie voldoende duidelijkheid bieden kan het ook zijn dat er geen gesprek plaatsvindt.
Als het tijdens een gesprek niet lukt om alsnog tot een oplossing te komen, gaat het gesprek over in een zogenaamde hoorzitting. Na een hoorzitting maakt de commissie een verslag van bevindingen op. Hierop kunnen verzoeker en instantie reageren.
De uitspraak
De ontvangen reacties op het verslag van bevindingen worden verwerkt en de behandeling van een klacht wordt afgesloten met een rapport. Hierin staat het oordeel van de Ombudscommissie over de klacht. De ombudscommisie kan aan de betreffende overheidsinstantie aanbevelingen doen tot het nemen van maatregelen, bijvoorbeeld om soortgelijke klachten in de toekomst te voorkomen.
En daarna?
Na het oordeel van de Overijsselse Ombudscommisie bepaalt de overheidsinstantie zelf wat zij met het oordeel (de uitspraak) van de ombudscommissie doet. De commissie kan daar geen invloed op uitoefenen.
Hoe lang duurt de klachtbehandeling?
De Overijsselse Ombudsman streeft er naar een klacht binnen vier maanden na ontvangst af te ronden. Soms lukt dat niet, bijvoorbeeld omdat een veel uitgebreider onderzoek nodig is. De verzoeker ontvangt dan bericht.
