De Overijsselse Ombudsman verwerkt voor het uitvoeren van zijn wettelijke taken en zijn bedrijfsvoering persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat met deze persoonsgegevens zorgvuldig wordt omgegaan en dat deze vertrouwelijk worden behandeld. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. 

Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?
Dient u een klacht in bij de Overijsselse Ombudsman, dan vragen wij om uw persoonsgegevens. Wij vragen alleen die persoonsgegevens die wij nodig hebben voor het in behandeling nemen van een klacht (naam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres). Verstrekt u de gegevens niet, dan kunnen wij uw klacht niet behandelen.

Uw gegevens, die u via de site hebt ingevoerd of ons per e-mail of post hebt toegestuurd, worden opgenomen in een gegevensbestand. Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen worden deze gegevens opgeslagen op beveiligde servers die zich in een beveiligde computerruimte bevinden. Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor de uitvoering van ons werk: het behandelen van klachten over aangesloten gemeenten en instanties.

Hebt u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens door de Overijsselse Ombudsman, dan kunt u daarover contact met ons opnemen.

Komt u er samen met ons niet uit, dan kunt u uw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op het gebruik van persoonsgegevens.

Delen van persoonsgegevens
Om een klacht goed te kunnen behandelen wordt de klacht, waarin of waarbij de persoonsgegevens zijn vermeld, in de regel uitgewisseld met de gemeentelijke- en/of andere organisatie die bij de klacht betrokken is. Wij gaan ervan uit dat de indiener van een klacht daarmee instemt. Daarom raden wij u aan alleen die informatie op te sturen die wij nodig hebben voor de behandeling van uw klacht. Bij twijfel kunt u telefonisch contact met ons opnemen. Verder worden persoonsgegevens niet zonder toestemming van de betrokkene aan andere partijen doorgegeven.

Klacht die nog niet door de gemeente of instantie behandeld is
Als een klacht bij ons wordt ingediend die conform de wet nog niet door de gemeente of andere instantie is behandeld, sturen wij die alleen met uw instemming door voor behandeling in eerste instantie door de betrokken gemeente of instantie.

Publicatie en archief
Rapporten en rapportbrieven van de Overijsselse Ombudsman worden geanonimiseerd gepubliceerd op onze website: alle persoonsgegevens worden verwijderd. Dit gebeurt op zo’n manier dat zaken niet meer zijn te herleiden tot een individueel persoon. Als u van mening bent dat dit in uw geval niet zorgvuldig is gebeurd, kunt u contact met ons opnemen. Dossiers met onderliggende stukken worden niet langer bewaard dan volgens de Archiefwet 1995 is toegestaan. Daarna worden de stukken vernietigd door een bedrijf dat is gespecialiseerd in archiefvernietiging.

Websitebezoek
Informatie over bezoekers van de website van de Overijsselse Ombudsman wordt uitsluitend gebruikt ter ondersteuning van technische beslissingen of statistische verwerkingen. Deze informatie zal nooit worden gebruikt ter identificatie van individuele personen.

Beveiliging website
Onze website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Gegevens die u via het online klachtformulier invult, worden versleuteld verzonden, zodat deze gegevens niet onderschept kunnen worden.

Uw privacy rechten
U hebt een aantal rechten als de Overijsselse Ombudsman uw persoonsgegevens gebruikt:

  • Recht op informatie: u hebt het recht om te weten waarom uw persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gebeurt en hoelang ze worden bewaard.
  • Recht op inzage: u hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens die bij ons bekend zijn. 
  • Recht op rectificatie: u hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens aan te vullen of te corrigeren wanneer de persoonsgegevens die wij van u hebben onjuist zijn.
    Om misverstand te voorkomen: Het is niet mogelijk na afloop van de klachtbehandeling te vragen om correctie van gestelde feiten, meningen en conclusies waarmee u het niet eens bent. Wel mag u van ons verwachten dat wij uw schriftelijke mening toevoegen aan uw dossier.
  • Recht op beperking van de verwerking: u hebt het recht om te vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk wordt stopgezet, bijvoorbeeld omdat u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en u nog op een antwoord wacht
  • Recht van bezwaar: u hebt het recht om – vanwege persoonlijke omstandigheden – bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt alleen bezwaar maken als de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op grond van de uitoefening van een publieke taak of als de Overijsselse Ombudsman meent een gerechtvaardigd belang te hebben bij de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Recht op verwijdering en recht om vergeten te worden: wanneer u toestemming aan ons geeft om uw gegevens te verwerken, dan hebt u het recht om de persoonsgegevens weer te laten verwijderen.

Wilt u van één van uw rechten gebruikmaken, dan kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen. Uw verzoek stuurt u naar:
Overijsselse Ombudsman
Postbus 140
8100 AC Raalte
Email: info@overijsselseombudsman.nl

Wij behandelen uw verzoek in beginsel binnen vier weken na ontvangst. Indien nodig vragen wij verdere informatie bij u op.

Functionaris Gegevensbescherming
De Overijsselse Ombudsman heeft een functionaris voor de gegevensbescherming, de heer F. Baars. Deze ziet erop toe dat wij persoonsgegevens verwerken volgens de wet. De functionaris voor de gegevensbescherming is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt in contact komen met de functionaris gegevensbescherming via het volgende post- of emailadres:

Overijsselse Ombudsman
Postbus 140
8100 AC Raalte
Email: info@overijsselseombudsman.nl

Cookies
Onze website maakt gebruik van Google Analytics. Op onze website wordt alleen een Analytics cookie gebruikt. Dit programma levert belangrijke statistieken over aantallen bezoekers, de bezochte pagina’s, de verkeersbronnen en andere essentiële informatie waarmee wij onze website voortdurend kunnen verbeteren voor de gebruikers. Deze statistieken zijn anoniem en niet te herleiden tot een bepaalde persoon of gebruiker. Er wordt geen gebruik gemaakt van ‘behavioural targeting’waarmee u op basis van uw klikgedrag speciale inhoud krijgt te zien; uw surfgedrag blijft volledig anoniem. Gegevens uit contactformulieren worden nooit in Analytics verwerkt of opgeslagen.

Vragen
Als u vragen heeft over de privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u via info@overijsselseombudsman.nl contact met ons opnemen

Wijzigingen
Het is mogelijk dat in deze privacyverklaring wijzigingen worden aangebracht. Op deze plaats kunt u steeds de actuele versie vinden.